V nadaljevanju bodo uporabljeni izrazi "spletni program", "ponudnik" in "uporabnik". S spletnim programom je mišljen program enostavno-knjigovodstvo.com. Ko je uporabljen izraz "ponudnik", je s tem mišljeno podjetje Dvesto d.o.o., ki v uporabo ponuja spletni program enostavno-knjigovodstvo.com. Z besedo "uporabnik" je mišljena oseba (pravna ali fizična), ki uporablja spletno mesto ali spletni program enostavno-knjigovodstvo.com.
Ta pravila in pogoji sodelovanja predstavljajo pravni dogovor med uporabnikom in ponudnikom spletnega programa. Kadar uporabnik dostopa do spletnega programa ali ga kako drugače uporablja, ga zavezujejo določila teh pogojev sodelovanja. Uporabnik, ki se s temi pogoji sodelovanja ne strinja, spletnega programa in z njim povezanih storitev ne sme uporabljati.
Uporabnik se s sprejemom teh pogojev zavezuje, da bo ravnal skladno z njimi. Izdajanje za drugo osebo je kaznivo dejanje. Uporabnik je dolžan uporabljati geslo za vstop v spletni program ter skrbeti zanj kot dober gospodar. Gesla ne sme deliti z drugo osebo. Ponudnik si v primeru suma zlorabe gesla ali kršenja pogojev sodelovanja s strani uporabnika pridržuje pravico blokade dostopa uporabniku.
Pred prvim vstopom v spletni program se mora uporabnik registrirati in pri tem izpolniti vsa zahtevana polja z resničnimi podatki. Uporabnik se obvezuje, da se ne bo poskušal registrirati za uporabo programa pod imenom druge osebe.
Z vstopom v preizkusno verzijo (3 dni), se lahko uporabljajo vse možnosti spletnega računovodskega programa. Najkasneje po preteku preizkusne dobe, se je potrebno dogovoriti za obračunavanje najema programa (glej cenik). Če dogovor ni sklenjen, se uporabnik po izbriše iz sistema in s tem tudi vsi podatki, ki so vnešeni v program.
Po preteku preizkusne dobe (ali prej), se uporabnik in ponudnik dogovorita glede obračunavanja najema programa. Določita točen datum pričetka obračunavanja in točno ceno glede na cenik. Najkrajše obdobje najema programa je 6 mesecev; po preteku te dobe ni dodatne časovne vezave.
Za prekinitev najema programa uporabnik pošlje pisno zahtevo po e-pošti ali po navadni pošti. Uporabnik mora poslati zahtevo za prekinitev še pred pričetkom meseca, v katerem ne želi več imeti najema. Neuporaba storitve ne pomeni prekinitve najema.
Uporabniki programa so upravičeni do ustrezne podpore pri uporabi. Ponudnik zagotavlja podporo, ki zajema odpravo napak v delovanju programa in navodila za uporabo. Ponudnik ima znotraj spletnega programa objavljene naslove in številke, na katere ga je mogoče kontaktirati. V samem programu se nahajajo sprotna navodila za uporabo. Če uporabniku ta navodila ne zadoščajo, lahko dobi dodatna navodila po telefonu ali e-pošti.
Uporabnik se zavezuje, da bo ponudniku čim prej sporočil morebitne napake v delovanju programa ali napake v podatkih in s tem omogočil pravočasno izvedbo vzdrževalnih del na programu. Ponudnik se zavezuje, da bo morebitne napake v programu in podatkih odpravil v najkrajšem možnem času.
Spletni program ni mišljen kot nadomestek papirja. Uporabnik je še vedno dolžan natisniti izdane račune, potne naloge in druge dokumente, jih hraniti v fasciklih ali dokumente prenesti na računalnik. Program zagotavlja podatke o dokumentih za tekoče leto, prejšnje leto in pred-prejšnje leto. Zagotavlja tudi podatke o starejših dokumentih, če še niso plačani. V primeru prekinitve najema programa, je uporabnik sam dolžan poskrbeti za hrambo arhiva. Vse dokumente si lahko prenese v PDF datoteke ali jih natisne.
Za pravilnost podatkov je odgovoren vnašalec. To je lahko uporabnik programa ali računovodkinja, ki jo je uporabnik prosil za pomoč in ji hkrati s tem omogočil dostop do svojega uporabniškega računa. V kolikor je uporabnikov dokument shranila računovodkinja, je to označeno s posebno ikono "R". Uporabnik lahko naprosi računovodkinjo za izdelavo/oddajo bilance, davčnega obračuna ali DDV obračuna. Tudi v tem primeru uporabnik sam odgovarja za pravilnost podatkov, če je dokumente vnašal sam (z drugimi besedami: bilanca ali DDV obračun ima lahko napake zaradi napačno vnešenih računov in drugih dokumentov. V takem primeru se odgovornosti za napačno bilanco ali DDV obračun ne more prevaliti na računovodkinjo, če je uporabnik delal napake pri vnašanju računov). Takrat ko je uporabnik v dvomu kako pravilno vnesti račun ali drug dokument, naj uporabi pomoč računovodkinje.
Ponudnik se zavezuje, da bo kot poslovno skrivnost hranil vse uporabnikove podatke, z njimi bodo ravnale le pooblaščene osebe s strani podjetja Dvesto d.o.o.
Ponudnik za svoje potrebe spremlja statistiko dostopov in uporabe programa. Ponudnik bo uporabil vse možne tehnične in ekonomično dopustne ukrepe, da bo zaščitil poslovne podatke uporabnika pred nedovoljenim dostopom tretje osebe. Ponudnik v nobenem primeru ne odgovarja, če bi tretji osebi le uspelo priti do teh podatkov, na kakršenkoli način, legalen ali nelegalen (odločba sodišča, vlom). Uporabnik sam nosi odgovornost za vso škodo, ki bi jo utegnil utrpeti zaradi uničenja njegovih poslovnih podatkov ali zaradi razkritja le teh.
Vsak uporabnik spletnega programa s sprejemom teh pravil dovoljuje uporabo in obdelavo danih osebnih in poslovnih podatkov za namen delovanja programa in za pošiljanje elektronske pošte v skladu s pričujočimi pravili, ponudnik pa se zavezuje, da bo te podatke uporabil le v namen, za katerega so bili pridobljeni. Ponudnik osebnih podatkov ne bo posredoval tretjim osebam. 2 meseca po prenehanju sodelovanja (po prekinitvi najema programa in po preteku 2 mesečnega dostopa do podatkov) se vsi uporabnikovi podatki trajno zbrišejo.
Praviloma je dostop do spletnega programa mogoč vse dni v letu, 24 ur na dan, razen kadar gre za ustavitve zaradi tehničnih razlogov.
Dostop do spletnega programa je odvisen od splošnega delovanja omrežja interneta. Ponudnik bo naredil vse, kar je v njegovi moči za neprekinjeno in nemoteno delovanje.
Uporaba spletnega programa je plačljiva. Veljavne cene so objavljene znotraj spletnega mesta enostavno-knjigovodstvo.com. Objavljene cene so brez DDV-ja, kar pomeni, da bodo končnemu uporabniku k ceni prišteti tudi zneski DDV-ja.
Za uporabo spletnega programa se uporabniku zaračunava mesečni najem. Poleg mesečnega najema se uporabniku zaračunajo morebitni stroški računovodkinje. Mesečni najem se praviloma zaračunava 1-krat na mesec za obdobje preteklega meseca ali izjemoma za obdobje 6 mesecev ali 1 leta. Morebitna pomoč računovodkinje se praviloma obračuna 1 krat na mesec za obdobje preteklega meseca. Za opravljene storitve pod rubriko "pomoč računovodkinje" račun pošlje neposredno računovodkinja. Če se računovodkinja tako odloči, lahko plačilo za storitev zahteva v naprej.
Ponudnik si pridržuje pravico, da kadarkoli spremeni cene storitev, pri čemer bo nove cene objavil znotraj spletnega mesta enostavno-knjigovodstvo.com. Uporabnik ni upravičen do vračila plačila zaradi neizpolnjenih pričakovanj glede delovanja programa.